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倒逼企业升级的契机
宋艳果表示,专票电子化的推进在增加业务透明度、提升全流程效率的同时,也面临许多的挑战、暴露出一些问题。“当大量的发票由纸票变成电子发票这种载体以后,对企业的受票能力有非常高的要求。很多企业拿到一张电子发票时会面临很多问题,诸如发票是不是真的?是不是重复报账?电子发票是用打印件保存,还是用电子源文件保存和存档等。
从企业或行政事业单位来看,当电子专票推开上量之后,对企业处理电子发票的能力同样提出了很大的挑战,比如流程的嵌入与系统改造升级、电子会计档案管理等问题。以电子税务档案管理为例,目前真正能进行电子税务档案建设的企业并不多,即便是此前两批试点单位进行电子税务档案建设的数量也很少。但专票电子化的推进,企业将有大量的电子会计凭证,尤其是电子发票,如果其归档处理不好,会给企业或行政事业单位带来很多管理上的不便。
云服务商在三个维度提供支撑
作为云服务提供商,在专票电子化推进过程中如何帮助企业尽快进入角色?为企业带来哪些支撑?用友认为,在这个过程中,电子信息技术企业大有可为,因为专票电子化的核心是“数据化”,一定离不开信息技术的支撑,云服务提供商可以助力的方面有“三化”。
其一是智能化,比如说在系统中通过智能化的手段对电子发票的真伪进行自动化鉴定,不需要财务人员用肉眼进行识别,在系统中设定风控点,降低自动检测风险,大大减轻财务人员的工作量,减少差错。
其二是社会化连接,在构建企业的税务系统时,按照社会化企业的架构来设计,一张发票其实连接了两个企业,一个企业“进项”、另一个企业“销项”,一张发票成为协同上下游供应链环节的纽带。
其三是一体化,在企业财务系统中加入税务专票系统,再加入档案管理,还可以加入金融系统,就建立了完整的数据流程,完善了全生命周期的数据。
在采访过程中,宋艳果介绍了用友服务的一个具体案例——碧桂园的电子档案系统建设。碧桂园集团是一家以房地产为主营业务的综合性企业集团,其原来的会计档案管理中遇到的问题是成本高、效率低、利用不全等问题。
为了破解这些难题,碧桂园选择了用友商业创新平台YonBIP上的税务云服务,上线了电子档案系统,该系统主要涉及企业财务会计档案管理(包括会计凭证、会计账簿、会计报表、原始会计档案等)与总账系统、各个前端业务系统、资金系统、影像系统、流程系统、日志系统、主数据系统、性能监测系统等均有接口进行数据的对接传递。
应该说这个项目的上马涉及多部门对接,多系统集成,是一个庞大的系统工程。同时,上马这样的项目又不能够影响用户正常业务。用友充分进行了前期需求调研和规划,清晰准确梳理出方案,后期落实起来事半功倍。他们采用了“夜夜归档”的工作模式,既不影响碧桂园的白天业务工作,又不影响项目进度。项目上线后大大提升了效率、降低了成本、提升了安全性,也进一步规避了风险。比如,通过电子签章技术、数据传输和存储加密技术以及访问控制等措施,保证用户信息的安全应用;通过数据备份及扩展存储技术,保证会计信息的安全管理。又比如,电子会计档案管理系统可实现查阅人员的分权控制,智能监测非法行为,归档信息自动签章,提升会计工作监管成效,最大限度地防范财务风险。
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